Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Anbieter und Geltungsbereich

Anbieter und Vertragspartner ist die R&R Holding UG (haftungsbeschränkt), Emeranstraße 23, 85622 Feldkirchen, Deutschland (im Folgenden „wir“ / „unterlagen“). Diese AGB gelten für alle über den Dienst „unterlagen.ai“ geschlossenen Verträge mit Unternehmern (§ 14 BGB). Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, soweit wir ihnen ausdrücklich schriftlich zustimmen.

§ 2 Leistungsgegenstand

unterlagen.ai ist ein Vorbereitungs- und Botendienst für Geschäftspost. Wir lesen die uns zugeleitete bzw. an die Ihnen zugewiesene Adresse gerichtete Korrespondenz, ordnen sie ein, stellen passende Unterlagen aus Ihrer Firmenakte zusammen und bereiten einen Antwortentwurf vor. Jeder Entwurf wird durch ein zweites, abweichendes Modell gegengeprüft und mit einer Einschätzung zur Sicherheit der wesentlichen Angaben versehen. Auf Ihre ausdrückliche Freigabe versenden wir die freigegebene Antwort in Ihrem Auftrag — per E-Mail oder als gedruckten Brief (Druck und Versand über einen Dienstleister in Deutschland). Soweit Sie es gesondert beauftragen, lassen wir uns für ausgewählte Stellen als Korrespondenzanschrift benennen, empfangen deren Post direkt, bereiten sie vor und reichen sie — soweit dies dort rechtlich zulässig ist (z. B. bei statistischen Ämtern als Berichtsstelle über eSTATISTIK.core) — direkt ein. Es besteht kein Anspruch auf ein bestimmtes Bearbeitungsergebnis; insbesondere Zeitangaben wie „meist innerhalb einer Stunde“ bzw. „innerhalb eines Werktags“ sind Richtwerte und keine zugesicherte Eigenschaft.

§ 3 Keine Rechts- oder Steuerberatung

Wir sind keine Rechtsanwälte, Steuerberater oder sonstige zur geschäftsmäßigen Hilfeleistung in Rechts- oder Steuersachen befugte Personen. Wir erbringen keine Rechtsdienstleistung im Sinne des RDG und keine Hilfeleistung in Steuersachen im Sinne des StBerG. Wir bereiten Schriftstücke und Unterlagen vor; die rechtliche, steuerliche und inhaltliche Prüfung sowie die Entscheidung über Inhalt und Versand obliegen ausschließlich Ihnen — ggf. unter Hinzuziehung Ihres Rechtsanwalts oder Steuerberaters. In Steuerangelegenheiten treten wir nicht als Bevollmächtigte gegenüber Finanzbehörden auf; entsprechende Schreiben bereiten wir lediglich als Entwurf vor, die Einreichung erfolgt durch Sie.

§ 4 Vertragsschluss und Vollmacht

Der Vertrag kommt mit Abschluss des Onboardings (Tarifwahl, Hinterlegung Ihrer Firmendaten, Erteilung der Vollmacht, Hochladen der Firmenakte) zustande. Mit der Vollmacht ermächtigen Sie uns, in Ihrem Auftrag Korrespondenz vorzubereiten und — soweit zulässig — als Bote zu versenden sowie, soweit von Ihnen gewählt, bei bestimmten Stellen Ihre Post über die Korrespondenzanschrift zu empfangen. Die Vollmacht ist auf den Empfang, die Vorbereitung und — nach Ihrer Freigabe — den Versand von Schriftverkehr beschränkt; sie umfasst keine Vertretung in Steuerangelegenheiten. Sie können die Vollmacht jederzeit ohne Angabe von Gründen ganz oder teilweise widerrufen. Ergänzend gilt der mit Vertragsschluss geschlossene Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

§ 5 Mitwirkungspflichten des Kunden

Sie stellen uns vollständige und zutreffende Firmenunterlagen zur Verfügung, halten Ihre Kontakt- und Stammdaten aktuell, leiten uns ggf. erforderliche einmalige Bestätigungsschreiben (bei der Einrichtung des Direktempfangs) zeitnah weiter und prüfen die Ihnen vorgelegten Entwürfe zeitnah, um Freigabe oder Änderungswünsche zu erteilen. Sie sind dafür verantwortlich, dass die von Ihnen bereitgestellten Inhalte keine Rechte Dritter verletzen und dass Sie zur Übermittlung der enthaltenen personenbezogenen Daten an uns berechtigt sind. Als Verantwortlicher tragen Sie die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der in der Korrespondenz und der Firmenakte enthaltenen personenbezogenen Daten; wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter nach Ihren Weisungen.

§ 6 Freigabe — nichts wird ohne Sie versandt

Kein Schreiben wird ohne Ihre ausdrückliche Freigabe versendet oder eingereicht. Mit der Freigabe bestätigen Sie, dass Sie den Entwurf geprüft haben und mit Inhalt und Versand einverstanden sind. Die mitgelieferte Sicherheitseinschätzung ist eine Hilfestellung, keine Zusicherung der Richtigkeit; die Verantwortung für den freigegebenen Inhalt trägt der Kunde.

§ 7 Vergütung

Es gelten die auf der Website angegebenen Preise — derzeit: monatlich 49 € pro Monat oder jährlich 490 € pro Jahr (jeweils zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer). Der erste Monat ist kostenlos; es fällt keine Einrichtungsgebühr an; im Jahrestarif sind 20 gedruckte Briefe pro Jahr enthalten. Kosten für Druck und postalischen Versand über LetterXpress, die über etwaige im Tarif enthaltene Kontingente hinausgehen, werden zum Selbstkostenpreis weiterberechnet (Standardbrief und Einschreiben nach den jeweils geltenden Konditionen).

§ 8 Laufzeit und Kündigung

Das Monatsabo hat eine Mindestlaufzeit von einem Monat, das Jahresabo von zwölf Monaten; sie verlängern sich jeweils um dieselbe Laufzeit, wenn sie nicht zum Laufzeitende gekündigt werden. Die Kündigung kann jederzeit zum Laufzeitende in Textform (z. B. per E-Mail an support@unterlagen.ai) erklärt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Die Vollmacht können Sie unabhängig davon jederzeit widerrufen; mit Beendigung des Vertrages erlischt sie ohnehin. Nach Vertragsende geben wir Ihre Daten zurück oder löschen sie nach Maßgabe der Datenschutzerklärung und des AVV.

§ 9 Verfügbarkeit, höhere Gewalt

Wir bemühen uns um eine hohe Verfügbarkeit, schulden aber keine bestimmte Verfügbarkeit oder Bearbeitungszeit. Bei Wartungen, Störungen, höherer Gewalt oder Umständen außerhalb unseres zumutbaren Einflussbereichs kann es zu Verzögerungen kommen; Fristen, die Sie gegenüber Dritten zu wahren haben, bleiben in Ihrer Verantwortung.

§ 10 Haftung

Wir haften unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer von uns übernommenen Garantie. Bei einfacher Fahrlässigkeit haften wir nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) und der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Eine weitergehende Haftung ist ausgeschlossen. Für die inhaltliche Richtigkeit, Rechtzeitigkeit und Vollständigkeit von Schreiben und Einreichungen, die Sie freigegeben und/oder die in Ihrem Auftrag versandt bzw. eingereicht wurden, haften wir nicht — die Prüfung und Freigabe liegen ausschließlich bei Ihnen; die mitgelieferte Sicherheitseinschätzung begründet keine Haftung. Außerhalb der Fälle unbeschränkter Haftung verjähren Ansprüche gegen uns in einem Jahr ab Kenntnis bzw. grob fahrlässiger Unkenntnis.

§ 11 Geheimhaltung, Datenschutz

Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und nutzen sie nur zur Vertragsdurchführung. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gelten ergänzend die Datenschutzerklärung und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO); im Widerspruchsfall geht der AVV vor.

§ 12 Änderungen der AGB

Wir können diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies aus triftigem Grund (z. B. geänderte Rechtslage, neue Funktionen, Anpassung von Dienstleistern) erforderlich ist und die Änderung den Kunden nicht unangemessen benachteiligt. Über Änderungen informieren wir in Textform mit angemessener Frist; widersprechen Sie nicht binnen sechs Wochen, gelten die Änderungen als angenommen — hierauf weisen wir gesondert hin.

§ 13 Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag ist — soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist — der Sitz des Anbieters (München). Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

Stand: Mai 2026. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) und die Vollmacht werden gesondert bei der Einrichtung geschlossen.