Rechtliches

Impressum, Datenschutz & AGB

Hinweis: Die Pflichtangaben nach § 5 DDG (Impressum) sind vollständig. Die Datenschutzerklärung und die AGB sind Entwürfe und werden vor dem produktiven Einsatz anwaltlich geprüft und vervollständigt.

Impressum

Angaben gemäß § 5 DDG:

Anbieter: R&R Holding UG (haftungsbeschränkt), Betreiberin des Dienstes „unterlagen.ai“
Anschrift: Emeranstraße 23, 85622 Feldkirchen, Deutschland
Vertreten durch: Geschäftsführer: Ruan „Roux“ du Toit
E-Mail: support@unterlagen.ai
Telefon: +49 162 785 0608
Registergericht: Amtsgericht München, HRB 301650
USt-IdNr.: DE455614924

Verantwortlich für den Inhalt (§ 18 Abs. 2 MStV)

Ruan „Roux“ du Toit, Anschrift wie oben.

Verbraucherstreitbeilegung

Wir sind nicht bereit und nicht verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

Haftung für Inhalte und Links

Als Diensteanbieter sind wir für eigene Inhalte auf diesen Seiten nach den allgemeinen Gesetzen verantwortlich. Für Inhalte externer Links sind ausschließlich deren Betreiber verantwortlich; zum Zeitpunkt der Verlinkung waren keine Rechtsverstöße erkennbar.

Datenschutzerklärung

Entwurf, Stand Mai 2026 — wird vor dem öffentlichen Start anwaltlich geprüft und vervollständigt.

1. Grundsatz: Ihre Daten bleiben in der EU

Die R&R Holding UG (haftungsbeschränkt) verarbeitet als Betreiberin von „unterlagen.ai“ die uns zugeleitete Korrespondenz, Ihre Firmenunterlagen und Ihre Kontaktdaten ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union und ausschließlich durch Dienstleister mit Sitz in der EU. An der Verarbeitung ist kein US-amerikanisches oder sonstiges Drittstaaten-Unternehmen beteiligt; eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer ist nicht vorgesehen. Die Verarbeitung erfolgt verschlüsselt (Transport- und Speicherverschlüsselung).

2. Verantwortlicher

R&R Holding UG (haftungsbeschränkt), Emeranstraße 23, 85622 Feldkirchen, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Ruan „Roux“ du Toit. Kontakt in Datenschutzfragen: datenschutz@unterlagen.ai. Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit gesetzlich nicht zu bestellen; sobald die Voraussetzungen (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) erfüllt sind, benennen wir einen Datenschutzbeauftragten und geben ihn hier an.

3. Doppelte Rolle — wer ist wofür verantwortlich

Soweit wir Ihre eingehende Geschäftspost und Ihre Firmenunterlagen bearbeiten, enthalten diese regelmäßig personenbezogene Daten Dritter (z. B. Ihrer Beschäftigten oder Geschäftspartner). Für diese Daten sind Sie der datenschutzrechtlich Verantwortliche; wir verarbeiten sie ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Mit Vertragsschluss schließen Sie mit uns einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV); Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung, Datenarten, Kategorien betroffener Personen, die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind dort geregelt. Für Ihre eigenen Kundendaten (Vertrags-, Kontakt-, Abrechnungs- und Nutzungsdaten) sind wir der Verantwortliche; dafür gilt diese Datenschutzerklärung.

4. Kategorien verarbeiteter Daten

Korrespondenz-Inhalte — die von Ihnen weitergeleitete bzw. an Ihre unterlagen-Adresse adressierte Post (Briefe, Anlagen, E-Mail-Inhalte) samt der darin enthaltenen personenbezogenen Daten.
Firmenakte — die von Ihnen hochgeladenen Unterlagen (z. B. Handelsregisterauszug, Jahresabschluss/BWA, Mitarbeiterliste, Briefkopf-Vorlage, Unterschriften-Scan).
Vollmachts- und Vertragsdaten — die erteilte Vorbereitungs-/Botendienst- und ggf. Korrespondenzanschrift-Vollmacht, Tarif, Laufzeit.
Kontaktdaten — Name, Anschrift, E-Mail, Telefon und Funktion der Ansprechperson(en).
Nutzungs- und Protokolldaten — Zeitpunkte ein- und ausgehender Nachrichten, Bearbeitungsstatus sowie vollständige Protokolle der eingesetzten Verarbeitungsschritte (einschließlich der an die KI-/OCR-Dienstleister gesendeten Inhalte und der zurückgegebenen Ergebnisse) — zur Nachvollziehbarkeit, Fehlersuche und zum Nachweis.
Server-Logfiles — bei Aufruf der Website/des Onboardings erhebt unser Hosting-Dienstleister technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Ressource, User-Agent) für Betrieb und Sicherheit; kurze Speicherdauer.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Erbringung des Vorbereitungs- und Botendienstes — Lesen, Einordnen, Erstellen von Antwortentwürfen, Zusammenstellen von Anlagen aus Ihrer Firmenakte, nach Ihrer Freigabe Versand per E-Mail oder als gedruckter Brief, ggf. direkter Empfang und (wo zulässig) direkte Einreichung bei den von Ihnen gewählten Stellen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 28 DSGVO i.V.m. dem AVV.
Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Fehlersuche, Protokollierung, Server-Logfiles: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, nachvollziehbaren Betrieb).
Kommunikation mit Ihnen (Eingangsbestätigungen, Entwürfe, Rückfragen): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Eine darüber hinausgehende Verarbeitung erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); diese ist jederzeit widerrufbar.

6. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Zur Leistungserbringung setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein — jeweils auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) und ausschließlich mit Sitz in der EU. Soweit sie Inhalte verarbeiten, ist vertraglich ausgeschlossen, dass sie diese speichern oder für eigene Zwecke (insbesondere Training) verwenden:

Hosting/Compute, Objektspeicher, Datenbank — EU-Anbieter (z. B. Hetzner, Scaleway, OVHcloud, Aiven).
E-Mail-Empfang und -Versand — EU-Anbieter (z. B. Scaleway, Mailjet, Brevo).
Texterkennung (OCR) und KI-gestützte Verarbeitung (Einordnung, Extraktion, Entwurfserstellung, Zweitprüfung) — EU-Anbieter (z. B. Mistral AI in Frankreich; die Zweitprüfung über ein abweichendes Modell bei einem EU-Anbieter wie Scaleway oder OVHcloud).
Druck und postalischer Versand — LetterXpress (Deutschland).
Soweit Sie es beauftragen: direkte Einreichung bei amtlichen Stellen (z. B. statistische Ämter über eSTATISTIK.core) — die jeweils zuständige Stelle ist dann Empfänger der von Ihnen freigegebenen Daten.

Die jeweils aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Anschrift ist Bestandteil des AVV; auf Anfrage stellen wir sie zur Verfügung. Eine Weitergabe an staatliche Stellen erfolgt nur, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

7. Einsatz von KI / Hinweise nach der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689)

Zur Vorbereitung der Entwürfe setzen wir automatisierte Verfahren ein, darunter KI-Sprachmodelle (zur Einordnung, Extraktion und Entwurfserstellung) sowie ein zweites, abweichendes Modell zur Gegenprüfung. Jeder Entwurf enthält eine Einschätzung dazu, wie sicher die wesentlichen Angaben sind; diese Einschätzung ist keine Garantie und ersetzt nicht Ihre eigene Prüfung. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Einzelfall mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt — die Freigabe und der Versand erfolgen ausschließlich durch Sie. Über den Einsatz von KI-Systemen informieren wir transparent (Art. 50 KI-VO).

8. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten für die Dauer des Vertragsverhältnisses und löschen sie anschließend, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (z. B. nach HGB, AO, GoBD; in diesem Fall Sperrung statt Löschung bis zum Ablauf der Frist). Server-Logfiles werden kurzfristig gelöscht; Verarbeitungsprotokolle werden gemeinsam mit den zugehörigen Vorgängen gelöscht. Auf Ihren Wunsch löschen wir Ihre Daten auch vorzeitig, soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht — einschließlich der Sicherungskopien innerhalb des nächsten Backup-Zyklus.

9. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber die Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die erteilte Vollmacht können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren — für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach. Soweit wir für Daten in der von uns bearbeiteten Korrespondenz als Auftragsverarbeiter tätig sind, richten Sie Betroffenenanfragen bitte an den jeweils Verantwortlichen (Ihren Auftraggeber); wir unterstützen ihn dabei.

10. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung der für den Vertrag erforderlichen Daten (Kontaktdaten, Firmenakte, Vollmacht) ist für die Nutzung des Dienstes erforderlich; ohne sie können wir die Leistung nicht erbringen.

11. Cookies / Tracking

Diese Website und das Onboarding setzen keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken und keine Tracking- oder Reichweitenmess-Werkzeuge ein. Es findet kein Profiling statt; es werden lediglich technisch notwendige Daten verarbeitet (siehe Server-Logfiles). Eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist daher nicht erforderlich.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Rechtslage, Verarbeitung oder eingesetzte Dienstleister ändern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Entwurf, Stand Mai 2026 — wird vor dem öffentlichen Start anwaltlich geprüft. Diese AGB richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB; ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist nicht vorgesehen.

§ 1 Anbieter und Geltungsbereich

Anbieter und Vertragspartner ist die R&R Holding UG (haftungsbeschränkt), Emeranstraße 23, 85622 Feldkirchen, Deutschland (im Folgenden „wir“ / „unterlagen“). Diese AGB gelten für alle über den Dienst „unterlagen.ai“ geschlossenen Verträge mit Unternehmern (§ 14 BGB). Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, soweit wir ihnen ausdrücklich schriftlich zustimmen.

§ 2 Leistungsgegenstand

unterlagen.ai ist ein Vorbereitungs- und Botendienst für Geschäftspost. Wir lesen die uns zugeleitete bzw. an die Ihnen zugewiesene Adresse gerichtete Korrespondenz, ordnen sie ein, stellen passende Unterlagen aus Ihrer Firmenakte zusammen und bereiten einen Antwortentwurf vor. Jeder Entwurf wird durch ein zweites, abweichendes Modell gegengeprüft und mit einer Einschätzung zur Sicherheit der wesentlichen Angaben versehen. Auf Ihre ausdrückliche Freigabe versenden wir die freigegebene Antwort in Ihrem Auftrag — per E-Mail oder als gedruckten Brief (Druck und Versand über einen Dienstleister in Deutschland). Soweit Sie es gesondert beauftragen, lassen wir uns für ausgewählte Stellen als Korrespondenzanschrift benennen, empfangen deren Post direkt, bereiten sie vor und reichen sie — soweit dies dort rechtlich zulässig ist (z. B. bei statistischen Ämtern als Berichtsstelle über eSTATISTIK.core) — direkt ein. Es besteht kein Anspruch auf ein bestimmtes Bearbeitungsergebnis; insbesondere Zeitangaben wie „meist innerhalb einer Stunde“ bzw. „innerhalb eines Werktags“ sind Richtwerte und keine zugesicherte Eigenschaft.

§ 3 Keine Rechts- oder Steuerberatung

Wir sind keine Rechtsanwälte, Steuerberater oder sonstige zur geschäftsmäßigen Hilfeleistung in Rechts- oder Steuersachen befugte Personen. Wir erbringen keine Rechtsdienstleistung im Sinne des RDG und keine Hilfeleistung in Steuersachen im Sinne des StBerG. Wir bereiten Schriftstücke und Unterlagen vor; die rechtliche, steuerliche und inhaltliche Prüfung sowie die Entscheidung über Inhalt und Versand obliegen ausschließlich Ihnen — ggf. unter Hinzuziehung Ihres Rechtsanwalts oder Steuerberaters. In Steuerangelegenheiten treten wir nicht als Bevollmächtigte gegenüber Finanzbehörden auf; entsprechende Schreiben bereiten wir lediglich als Entwurf vor, die Einreichung erfolgt durch Sie.

§ 4 Vertragsschluss und Vollmacht

Der Vertrag kommt mit Abschluss des Onboardings (Tarifwahl, Hinterlegung Ihrer Firmendaten, Erteilung der Vollmacht, Hochladen der Firmenakte) zustande. Mit der Vollmacht ermächtigen Sie uns, in Ihrem Auftrag Korrespondenz vorzubereiten und — soweit zulässig — als Bote zu versenden sowie, soweit von Ihnen gewählt, bei bestimmten Stellen Ihre Post über die Korrespondenzanschrift zu empfangen. Die Vollmacht ist auf den Empfang, die Vorbereitung und — nach Ihrer Freigabe — den Versand von Schriftverkehr beschränkt; sie umfasst keine Vertretung in Steuerangelegenheiten. Sie können die Vollmacht jederzeit ohne Angabe von Gründen ganz oder teilweise widerrufen. Ergänzend gilt der mit Vertragsschluss geschlossene Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

§ 5 Mitwirkungspflichten des Kunden

Sie stellen uns vollständige und zutreffende Firmenunterlagen zur Verfügung, halten Ihre Kontakt- und Stammdaten aktuell, leiten uns ggf. erforderliche einmalige Bestätigungsschreiben (bei der Einrichtung des Direktempfangs) zeitnah weiter und prüfen die Ihnen vorgelegten Entwürfe zeitnah, um Freigabe oder Änderungswünsche zu erteilen. Sie sind dafür verantwortlich, dass die von Ihnen bereitgestellten Inhalte keine Rechte Dritter verletzen und dass Sie zur Übermittlung der enthaltenen personenbezogenen Daten an uns berechtigt sind. Als Verantwortlicher tragen Sie die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der in der Korrespondenz und der Firmenakte enthaltenen personenbezogenen Daten; wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter nach Ihren Weisungen.

§ 6 Freigabe — nichts wird ohne Sie versandt

Kein Schreiben wird ohne Ihre ausdrückliche Freigabe versendet oder eingereicht. Mit der Freigabe bestätigen Sie, dass Sie den Entwurf geprüft haben und mit Inhalt und Versand einverstanden sind. Die mitgelieferte Sicherheitseinschätzung ist eine Hilfestellung, keine Zusicherung der Richtigkeit; die Verantwortung für den freigegebenen Inhalt trägt der Kunde.

§ 7 Vergütung

Es gelten die auf der Website angegebenen Preise — derzeit: monatlich 49 € pro Monat oder jährlich 490 € pro Jahr (jeweils zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer). Der erste Monat ist kostenlos; es fällt keine Einrichtungsgebühr an; im Jahrestarif sind 20 gedruckte Briefe pro Jahr enthalten. Kosten für Druck und postalischen Versand über LetterXpress, die über etwaige im Tarif enthaltene Kontingente hinausgehen, werden zum Selbstkostenpreis weiterberechnet (Standardbrief und Einschreiben nach den jeweils geltenden Konditionen).

§ 8 Laufzeit und Kündigung

Das Monatsabo hat eine Mindestlaufzeit von einem Monat, das Jahresabo von zwölf Monaten; sie verlängern sich jeweils um dieselbe Laufzeit, wenn sie nicht zum Laufzeitende gekündigt werden. Die Kündigung kann jederzeit zum Laufzeitende in Textform (z. B. per E-Mail an support@unterlagen.ai) erklärt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Die Vollmacht können Sie unabhängig davon jederzeit widerrufen; mit Beendigung des Vertrages erlischt sie ohnehin. Nach Vertragsende geben wir Ihre Daten zurück oder löschen sie nach Maßgabe der Datenschutzerklärung und des AVV.

§ 9 Verfügbarkeit, höhere Gewalt

Wir bemühen uns um eine hohe Verfügbarkeit, schulden aber keine bestimmte Verfügbarkeit oder Bearbeitungszeit. Bei Wartungen, Störungen, höherer Gewalt oder Umständen außerhalb unseres zumutbaren Einflussbereichs kann es zu Verzögerungen kommen; Fristen, die Sie gegenüber Dritten zu wahren haben, bleiben in Ihrer Verantwortung.

§ 10 Haftung

Wir haften unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer von uns übernommenen Garantie. Bei einfacher Fahrlässigkeit haften wir nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) und der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Eine weitergehende Haftung ist ausgeschlossen. Für die inhaltliche Richtigkeit, Rechtzeitigkeit und Vollständigkeit von Schreiben und Einreichungen, die Sie freigegeben und/oder die in Ihrem Auftrag versandt bzw. eingereicht wurden, haften wir nicht — die Prüfung und Freigabe liegen ausschließlich bei Ihnen; die mitgelieferte Sicherheitseinschätzung begründet keine Haftung. Außerhalb der Fälle unbeschränkter Haftung verjähren Ansprüche gegen uns in einem Jahr ab Kenntnis bzw. grob fahrlässiger Unkenntnis.

§ 11 Geheimhaltung, Datenschutz

Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und nutzen sie nur zur Vertragsdurchführung. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gelten ergänzend die Datenschutzerklärung und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO); im Widerspruchsfall geht der AVV vor.

§ 12 Änderungen der AGB

Wir können diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies aus triftigem Grund (z. B. geänderte Rechtslage, neue Funktionen, Anpassung von Dienstleistern) erforderlich ist und die Änderung den Kunden nicht unangemessen benachteiligt. Über Änderungen informieren wir in Textform mit angemessener Frist; widersprechen Sie nicht binnen sechs Wochen, gelten die Änderungen als angenommen — hierauf weisen wir gesondert hin.

§ 13 Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag ist — soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist — der Sitz des Anbieters (München). Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

Stand: Mai 2026 · Entwurfsfassung — anwaltlich zu prüfen. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) und die Vollmacht werden gesondert bei der Einrichtung geschlossen.

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