Datenschutzerklärung

1. Grundsatz: Ihre Daten bleiben in der EU

Die R&R Holding UG (haftungsbeschränkt) verarbeitet als Betreiberin von „unterlagen.ai“ die uns zugeleitete Korrespondenz, Ihre Firmenunterlagen und Ihre Kontaktdaten ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union und ausschließlich durch Dienstleister mit Sitz in der EU. An der Verarbeitung ist kein US-amerikanisches oder sonstiges Drittstaaten-Unternehmen beteiligt; eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer ist nicht vorgesehen. Die Verarbeitung erfolgt verschlüsselt (Transport- und Speicherverschlüsselung).

2. Verantwortlicher

R&R Holding UG (haftungsbeschränkt), Emeranstraße 23, 85622 Feldkirchen, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Ruan „Roux“ du Toit. Kontakt in Datenschutzfragen: datenschutz@unterlagen.ai. Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit gesetzlich nicht zu bestellen; sobald die Voraussetzungen (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) erfüllt sind, benennen wir einen Datenschutzbeauftragten und geben ihn hier an.

3. Doppelte Rolle — wer ist wofür verantwortlich

Soweit wir Ihre eingehende Geschäftspost und Ihre Firmenunterlagen bearbeiten, enthalten diese regelmäßig personenbezogene Daten Dritter (z. B. Ihrer Beschäftigten oder Geschäftspartner). Für diese Daten sind Sie der datenschutzrechtlich Verantwortliche; wir verarbeiten sie ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Mit Vertragsschluss schließen Sie mit uns einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV); Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung, Datenarten, Kategorien betroffener Personen, die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind dort geregelt. Für Ihre eigenen Kundendaten (Vertrags-, Kontakt-, Abrechnungs- und Nutzungsdaten) sind wir der Verantwortliche; dafür gilt diese Datenschutzerklärung.

4. Kategorien verarbeiteter Daten

• Korrespondenz-Inhalte — die von Ihnen weitergeleitete bzw. an Ihre unterlagen-Adresse adressierte Post (Briefe, Anlagen, E-Mail-Inhalte) samt der darin enthaltenen personenbezogenen Daten.
• Firmenakte — die von Ihnen hochgeladenen Unterlagen (z. B. Handelsregisterauszug, Jahresabschluss/BWA, Mitarbeiterliste, Briefkopf-Vorlage, Unterschriften-Scan).
• Vollmachts- und Vertragsdaten — die erteilte Vorbereitungs-/Botendienst- und ggf. Korrespondenzanschrift-Vollmacht, Tarif, Laufzeit.
• Kontaktdaten — Name, Anschrift, E-Mail, Telefon und Funktion der Ansprechperson(en).
• Nutzungs- und Protokolldaten — Zeitpunkte ein- und ausgehender Nachrichten, Bearbeitungsstatus sowie vollständige Protokolle der eingesetzten Verarbeitungsschritte (einschließlich der an die KI-/OCR-Dienstleister gesendeten Inhalte und der zurückgegebenen Ergebnisse) — zur Nachvollziehbarkeit, Fehlersuche und zum Nachweis.
• Server-Logfiles — bei Aufruf der Website/des Onboardings erhebt unser Hosting-Dienstleister technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Ressource, User-Agent) für Betrieb und Sicherheit; kurze Speicherdauer.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Erbringung des Vorbereitungs- und Botendienstes — Lesen, Einordnen, Erstellen von Antwortentwürfen, Zusammenstellen von Anlagen aus Ihrer Firmenakte, nach Ihrer Freigabe Versand per E-Mail oder als gedruckter Brief, ggf. direkter Empfang und (wo zulässig) direkte Einreichung bei den von Ihnen gewählten Stellen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 28 DSGVO i.V.m. dem AVV.
• Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Fehlersuche, Protokollierung, Server-Logfiles: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, nachvollziehbaren Betrieb).
• Kommunikation mit Ihnen (Eingangsbestätigungen, Entwürfe, Rückfragen): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Eine darüber hinausgehende Verarbeitung erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); diese ist jederzeit widerrufbar.

6. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Zur Leistungserbringung setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein — jeweils auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) und ausschließlich mit Sitz in der EU. Soweit sie Inhalte verarbeiten, ist vertraglich ausgeschlossen, dass sie diese speichern oder für eigene Zwecke (insbesondere Training) verwenden:

• Hosting/Compute, Objektspeicher, Datenbank — EU-Anbieter (z. B. Hetzner, Scaleway, OVHcloud, Aiven).
• E-Mail-Empfang und -Versand — EU-Anbieter (z. B. Scaleway, Mailjet, Brevo).
• Texterkennung (OCR) und KI-gestützte Verarbeitung (Einordnung, Extraktion, Entwurfserstellung, Zweitprüfung) — EU-Anbieter (z. B. Mistral AI in Frankreich; die Zweitprüfung über ein abweichendes Modell bei einem EU-Anbieter wie Scaleway oder OVHcloud).
• Druck und postalischer Versand — LetterXpress (Deutschland).
• Soweit Sie es beauftragen: direkte Einreichung bei amtlichen Stellen (z. B. statistische Ämter über eSTATISTIK.core) — die jeweils zuständige Stelle ist dann Empfänger der von Ihnen freigegebenen Daten.

Die jeweils aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Anschrift ist Bestandteil des AVV; auf Anfrage stellen wir sie zur Verfügung. Eine Weitergabe an staatliche Stellen erfolgt nur, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

7. Einsatz von KI / Hinweise nach der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689)

Zur Vorbereitung der Entwürfe setzen wir automatisierte Verfahren ein, darunter KI-Sprachmodelle (zur Einordnung, Extraktion und Entwurfserstellung) sowie ein zweites, abweichendes Modell zur Gegenprüfung. Jeder Entwurf enthält eine Einschätzung dazu, wie sicher die wesentlichen Angaben sind; diese Einschätzung ist keine Garantie und ersetzt nicht Ihre eigene Prüfung. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Einzelfall mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt — die Freigabe und der Versand erfolgen ausschließlich durch Sie. Über den Einsatz von KI-Systemen informieren wir transparent (Art. 50 KI-VO).

8. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten für die Dauer des Vertragsverhältnisses und löschen sie anschließend, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (z. B. nach HGB, AO, GoBD; in diesem Fall Sperrung statt Löschung bis zum Ablauf der Frist). Server-Logfiles werden kurzfristig gelöscht; Verarbeitungsprotokolle werden gemeinsam mit den zugehörigen Vorgängen gelöscht. Auf Ihren Wunsch löschen wir Ihre Daten auch vorzeitig, soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht — einschließlich der Sicherungskopien innerhalb des nächsten Backup-Zyklus.

9. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber die Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die erteilte Vollmacht können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren — für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach. Soweit wir für Daten in der von uns bearbeiteten Korrespondenz als Auftragsverarbeiter tätig sind, richten Sie Betroffenenanfragen bitte an den jeweils Verantwortlichen (Ihren Auftraggeber); wir unterstützen ihn dabei.

10. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung der für den Vertrag erforderlichen Daten (Kontaktdaten, Firmenakte, Vollmacht) ist für die Nutzung des Dienstes erforderlich; ohne sie können wir die Leistung nicht erbringen.

11. Cookies / Tracking

Diese Website und das Onboarding setzen keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken und keine Tracking- oder Reichweitenmess-Werkzeuge ein. Es findet kein Profiling statt; es werden lediglich technisch notwendige Daten verarbeitet (siehe Server-Logfiles). Eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist daher nicht erforderlich.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Rechtslage, Verarbeitung oder eingesetzte Dienstleister ändern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.